Automatiser ses soumissions, étape par étape.
Automatiser une soumission se fait en six étapes : cartographier la façon dont elle se fait aujourd’hui, standardiser les informations demandées au client, calculer le prix automatiquement quand les règles sont stables, générer le document, envoyer et relancer, puis tout brancher au CRM. L’ordre compte : la plupart des projets ratés ont commencé par l’étape quatre.
Par William Blais · 4 octobre 2026
1. Cartographier la soumission actuelle.
Avant de programmer quoi que ce soit, on dessine le chemin réel d’une demande de soumission, du premier contact jusqu’à l’envoi. Trois questions font ressortir l’essentiel.
Qui la reçoit ? Une demande arrive par téléphone, par courriel, par le formulaire du site, parfois par un message sur les réseaux sociaux. Si trois personnes la reçoivent par trois chemins, la première chose à régler est l’entrée unique.
Quelles informations manquent ? Dans presque tous les cas, la première demande est incomplète. Quelqu’un doit rappeler pour obtenir une mesure, une photo, une adresse. Chaque aller-retour est du temps perdu et une occasion pour le client d’aller voir ailleurs.
Où attend-elle ? Une soumission passe souvent plus de temps à attendre qu’à être traitée : dans une boîte de réception, sur un bureau, dans la tête de la seule personne qui connaît les prix. C’est cette attente qu’on cherche à éliminer en premier.
2. Standardiser les données d’entrée.
Une soumission automatisée ne vaut que ce que valent les informations qu’elle reçoit. L’étape deux consiste à construire un formulaire qui pose les bonnes questions, dans le bon ordre, avec des réponses structurées : des choix plutôt que du texte libre quand c’est possible, des champs obligatoires pour ce qui fait le prix.
La liste des questions vient de la cartographie. Si votre estimateur rappelle systématiquement pour connaître l’année de construction, c’est une question du formulaire. Si une information n’influence jamais le prix, elle n’a rien à faire là : chaque question de trop fait abandonner des visiteurs.
3. Calculer, ou faire réviser.
C’est ici qu’il faut être honnête sur vos propres prix. Quand les règles sont stables et peuvent s’écrire (un prix au pied carré selon le matériau, un supplément selon la pente, un minimum par chantier), le calcul se programme et l’estimation sort instantanément.
Quand les règles ne sont pas stables, parce que le prix dépend du jugement d’un estimateur ou de facteurs qu’on ne voit que sur place, on n’invente pas de formule. Le système prépare un dossier complet, et une personne fixe le prix. L’automatisation a quand même éliminé les rappels et la ressaisie.
Les deux approches peuvent coexister : calcul automatique pour les cas standards, révision humaine dès qu’une réponse sort des balises.
4. Générer le document.
Une fois le prix établi, le système produit la soumission en PDF, à votre image : logo, coordonnées, conditions, détail des travaux, durée de validité. Le gabarit est conçu une fois, avec vous, et chaque soumission en sort identique dans la forme. Plus de copier-coller dans un vieux document Word avec le nom du client précédent oublié dans un coin.
5. Envoyer et relancer.
La soumission part par courriel dès qu’elle est prête. Ce qui fait souvent la différence, c’est la suite : une soumission sans réponse après un certain délai remonte d’elle-même à la bonne personne, ou déclenche un rappel courtois au client. Le délai et le ton sont décidés par vous. Les messages commerciaux automatisés doivent aussi respecter la Loi canadienne anti-pourriel : consentement, trace du consentement et moyen de se désabonner.
6. Brancher au CRM.
Chaque demande crée un dossier dans votre CRM, avec sa provenance, les réponses du client, le prix proposé et le statut. Vous voyez d’un coup d’œil combien de soumissions sont en attente, lesquelles relancer, et ce qui a été gagné. Un dossier gagné doit ensuite atteindre la planification ou la facturation sans ressaisie.
Un cas réel : Toitures ProNano.
Pour Toitures ProNano, W Automatisations a construit un outil de soumission en ligne qui suit ces six étapes. Le visiteur entre son adresse, et la superficie de son toit est mesurée par satellite grâce à Google Solar. Il répond ensuite à quelques questions : type de propriété, année du toit, état, entretien.
Il reçoit une estimation instantanée, calculée selon les règles de prix de l’entreprise. Il peut télécharger sa soumission en PDF, puis réserver un appel avec l’équipe. De son côté, l’équipe est notifiée et reçoit un dossier complet, sans avoir eu à rappeler pour une mesure.
Yannick Levesque, CEO de Toitures ProNano, le résume ainsi : « William est un expert. C’est comme un homme à tout faire dans le monde du web. Si on lui demandait de créer une fusée, il serait capable de le faire. »
D’autres processus propres au secteur sont décrits sur la page construction et toiture. Les manufacturiers qui produisent des soumissions sur plans trouveront les leurs sur la page manufacturier et soudure.
Ce qu’il ne faut pas automatiser.
- Les soumissions sur mesure complexes. Un projet unique, avec des plans, des contraintes de chantier et des négociations, ne se résume pas à un formulaire. Automatiser la collecte des informations aide ; automatiser le prix serait une erreur coûteuse.
- La relation de confiance. Pour un gros contrat, le client choisit souvent une personne avant de choisir un prix. Un système peut libérer du temps pour ces conversations, il ne doit pas les remplacer.
- Les règles que personne n’a écrites. Si le prix dépend d’un savoir que seul le propriétaire possède, la première étape est de l’écrire avec lui. Programmer avant, c’est figer une approximation.
Pour aller plus loin, le guide Combien coûte une automatisation explique ce qui fait varier le prix d’un tel projet, et n8n, Make ou Zapier aide à comprendre le choix de la plateforme. Ce type de mandat relève de l’automatisation, parfois d’une application interne quand l’outil est offert au public, et des systèmes IA quand il faut lire des demandes rédigées en texte libre. Les mêmes principes s’appliquent aux cliniques et aux agences marketing, et la page automatisation IA au Québec explique comment on travaille.
Questions fréquentes.
Une soumission automatique remplace-t-elle la visite sur place ?
Pas toujours. Elle donne au client une estimation rapide et à l’entreprise un dossier complet. Quand le prix final dépend de ce qu’on voit sur place, la visite reste nécessaire, mais elle part d’informations déjà recueillies.
Que se passe-t-il si mes prix changent ?
Les règles de prix doivent vivre dans un endroit que vous pouvez modifier vous-même, pas enfouies dans le code. Quand le coût des matériaux bouge, vous ajustez la règle et toutes les soumissions suivantes en tiennent compte.
Le client voit-il un prix final ou une estimation ?
C’est une décision d’affaires, prise par vous. Dans la plupart des cas, on présente une estimation, clairement nommée comme telle, et le prix final est confirmé par une personne.
Faut-il un CRM pour automatiser ses soumissions ?
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est fortement conseillé. Sans registre central, les soumissions envoyées se perdent dans les courriels et personne ne sait lesquelles relancer.
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